Serviceleiter App

Der Bildschirm nach dem Login. Zwei Blöcke, und der Unterschied zwischen ihnen ist der Punkt:
«Seit deinem letzten Besuch» sind Ereignisse — Aufträge, die seit dem letzten Öffnen der App in «in Abrechnung» gewandert sind (also abgerechnet oder kontrolliert werden wollen), und Aufträge, die der Monteur geöffnet hat. Sie verschwinden von selbst wieder, sobald du sie einmal gesehen hast. Der Bezugspunkt ist pro Gerät gespeichert («was habe ich HIER noch nicht gesehen») und bleibt während der ganzen Sitzung stehen — sonst leerte sich die Liste beim nächsten Hintergrund-Abgleich vor deinen Augen. «alles gesehen» setzt ihn von Hand auf jetzt.
«Braucht deine Aufmerksamkeit» ist dagegen ein Zustand und bleibt stehen, bis es jemand anfasst: ⏳ Frist überschritten, 📆 Termin vorbei, Status noch offen, 🐌 seit über 21 Tagen kein Statuswechsel und 📨 neue Service-Anfragen aus dem Mail-Posteingang. Ein Auftrag steht immer nur in einem Kübel (Frist geht vor Termin geht vor Stau) — sonst zählte derselbe Auftrag dreifach.
Gezeigt werden deine Aufträge (Projektleiter = du) sowie die ohne Projektleiter; die der anderen Serviceleiter erscheinen nur als Anzahl. Je Kübel stehen drei Karten, «alle N anzeigen» klappt den Rest auf.

Zeigt alle Service-Aufträge. Oben filtern nach Status (farbige Chips in den ClickUp-Statusfarben), Monteur, Auftragsart, Gewerk, Priorität, Projektleiter, Ort und Objekt — oder Suchfeld nutzen (Name, Adresse, Kunde, Projektleiter, Objekt, Rechnungsnr.). Die Auswahllisten enthalten nur, was tatsächlich vorkommt; «Objekt» erscheint erst, sobald Aufträge mit einem Objekt verknüpft sind. Bei der Auftragsart steht zusätzlich «(ohne Art)» zur Wahl, solange es noch unklassierte Aufträge gibt — die Arbeitsliste zum Nachtragen. In der Liste tragen nur Aufträge eine farbige Marke, die nicht Service sind. Antippen öffnet die Detailansicht mit Statuswechsel, Anruf-/Karten-Links sowie Fotos & Anhängen: Foto direkt aufnehmen oder aus der Galerie wählen (grosse Bilder werden automatisch verkleinert, Vollbild-Ansicht mit Vor/Zurück) — landet als Anhang am ClickUp-Auftrag, sichtbar auch für die Monteure.

1) Auftrag: Titel, Beschreibung, Objektadresse (mit Koordinaten aus dem Gebäuderegister) — ein Anrufer nennt die Adresse meist zuerst, darum steht sie hier. «🚨 Notfall» springt direkt zu einem Kurzweg (nur Ansprechperson, Monteur, Fotos; Priorität/Status werden automatisch gesetzt).
2) Kontakte: Projekt Nr. (Abacus, frei eintippbar), Anfrager, Ansprechperson vor Ort, optional weitere Beteiligte (Eigentümer, Architekt, Verwaltung). Bei der zahlenden Person «Diese Person ist auch der Kunde» anhaken — daraus entstehen Kundenverknüpfung und Rechnungsadresse. «➕ Kontakt anlegen» öffnet das Kontaktformular direkt aus dem Assistenten und kehrt danach hierher zurück.
3) Einsatz: Auftragsart (Service · Projekt · Garantie · Wartung), Gewerk, Priorität, Termin, Zeitschätzung (Std./Min.). Die Auftragsart entscheidet, ob der Auftrag in die Service-Zahlen einfliesst — beim Anlegen steht sie auf «Service», beim Abschluss wird sie in der Nachkalkulation noch einmal bestätigt. Ein Notfall überspringt diesen Schritt und bleibt darum immer «Service».
4) Zuweisung: Monteur («zugewiesen an»), Projektleiter/Verantwortlicher (natives ClickUp-Feld, vorbelegt mit dir), Bemerkungen, Status als farbige Chips.
5) Fotos & Rüstliste: Material, das der Monteur mitbringen muss — sowie Fotos. Der ausführliche Material-Rapport gehört in den Bearbeiten-Modus, nicht ins Erfassen.
Jeder Schritt speichert sofort in ClickUp — nichts geht verloren, auch bei «Abbrechen» (fragt, ob der Entwurf gelöscht werden soll).

Auftrag suchen und alle Felder ändern (Titel, Beschreibung, Kontakte, Adresse, Auftragsart, Gewerk, Priorität, Termin, Monteur, Projektleiter, Status…) auf einem Bildschirm. Zusätzlich: Zeiteinträge erfassen (verweigert ClickUp die Zuweisung ans Monteur-Konto — etwa weil er die Workspace-Einladung nie angenommen hat —, wird die Zeit trotzdem gebucht und über die Notiz «Arbeitszeit …» richtig zugeordnet), Rüstliste, Material-Rapport (Katalogsuche, Lieferschein-PDF-Import, eigene Positionen) und die 🧮 Nachkalkulation nachträglich korrigieren. Speichern schreibt direkt nach ClickUp.

Alle Kunden- und Lieferanten/Partner-Kontakte (Firma + Person), filterbar nach Kontakttyp (Eigentümer, Mieter/Ansprechpartner, Verwaltung, Architekt/Planer, Lieferant, Partner). Beim Anlegen: 🔎 Suche in der Abacus-Kundenliste übernimmt Name, Adresse, Telefon, E-Mail und Kundennummer auf einen Klick — danach nur noch Kontakttyp prüfen und speichern.

Eingehender Anruf zeigt ein kleines Popup mit Name/Firma (falls bekannt — unbekannte Nummern fragt die App im Hub nach: ClickUp-Kontakte und Abacus-Kundenstamm), «Details» blendet Adresse, Hinweise und bisherige Aufträge ein. Direkt daraus: Rolle wählen (Anfrager/Ansprechperson/Kunde) und «➕ Neuer Auftrag» — die Nummer und der Name werden vorbefüllt. Die Anrufliste zeigt die letzten Anrufe inkl. Rückruf und Kundenhistorie.

Zeigt alle Aufträge im Status «in Abrechnung». Antippen öffnet einen Assistenten:
1) Rechnungsentwurf & Rapport: Projektnummer, Verrechnung (Regie = Stunden + Materialliste + Pauschalen + NPK-Positionen der Erfassungsblätter nur mit Materialanteil, Standard · Akkord = NPK-Positionen zum Katalogpreis, keine Stunden/Materialliste · Nur Lohn = NPK-Lohnanteil + Material; Texte und Preise der NPK-Positionen ergänzt Abacus nach dem Import mit «alle markieren, F6»), Ziel-LV, Leistungsdatum, Arbeitsbeschreibung; der Original-Arbeitsrapport ist einsehbar und als Text korrigierbar (schreibt zurück in den Auftrag). Fehlende Fotos lassen sich hier ergänzen und das Arbeitsrapport-PDF neu erstellen (wie in der Service App; beim Erstellen wählst du aus, welche Fotos eingebettet werden) — landet automatisch im Feld «PDF-Arbeitsrapport».
2) Arbeits- & Materialaufwand: Zuoberst alle einzelnen Zeiteinträge (Datum, von–bis, Monteur, Dauer) als Beleg für die verrechneten Stunden; darunter die Stunden je Verrechnungssatz (auf den je Monteur zugeordneten Ansatz vorbelegt). Material über dieselbe geteilte Materialliste wie die Service App (Katalogsuche, Lieferschein-Import, eigene Positionen) — Änderungen gelten direkt für den Auftrag und werden automatisch in die Rechnung übernommen (kein «übernehmen»-Klick mehr nötig; beim Weiter-Klick wird ungespeichertes Material zusätzlich in den Auftrag geschrieben). Neu lassen sich die verwendeten Artikel mit einem Klick als ⭐ Favorit in die Liste «service» der Kataloge-App legen — sie stehen danach in der Material-Suche beider Apps zuoberst. Eigene, frei erfasste Positionen gehen jetzt auch: sie werden dabei zuerst im Eigenkatalog der Kataloge-App angelegt (Lieferant «Sanitär Troxler AG», Nummer E-0001 aufwärts) und sind ab dann ganz normal suchbar. Gleiche Bezeichnung = derselbe Artikel, es entstehen also keine Dubletten; der laufende Auftrag bleibt unverändert. Gepflegt werden diese Positionen in der Kataloge-App unter «Eigene Positionen» — dort steht auch, wann der Preis zuletzt geprüft wurde. Dazu die Pauschalen pro Einsatz (Werkzeug/Fahrzeug, Kleinmaterial): jede hat eine Anzahl, vorbelegt mit den Einsätzen aus dem Zeitrapport (1 Monteur + 1 Kalendertag = 1 Einsatz) und überschreibbar; 0 lässt die Pauschale weg, das Häkchen entfernt sie ganz. Die Anzahl zählt in Total, Druckvorschau, SIA451-Export und Nachkalkulation gleichermassen. Darunter die Zuschläge in Prozent: Verrechnungssätze, die in ClickUp mit «Prozentsatz» gekennzeichnet sind (Kategorie oder Einheit «%»), werden nicht als Betrag verrechnet, sondern als Anteil einer Bezugsgrösse — «Transportkostenanteil Bestellungen» z.B. mit 5 % des verbauten Materials. Neben jeder Zeile steht, worauf sich die Prozente beziehen und wie viel das ausmacht; der Satz ist überschreibbar. Weiter mit Druck-/PDF-Vorschau, die Projektnummer zum Kopieren (ein Klick — für die Suche in Abacus) und «SIA451 herunterladen», das die Datei zugleich im SharePoint-Ordner ablegt. Klemmt die Ablage, zeigt «🔌 SharePoint-Ablage testen» im Klartext, woran es liegt (Anmeldung, Berechtigung oder Ordner nicht gefunden).
3) Abacus, E-Mail & Abschluss: Debitorenrechnung per Drag&Drop hochladen (landet im ClickUp-Feld), Rechnungsbetrag netto CHF prüfen/anpassen, Rechnungs-Mail mit Vorlage versenden (inkl. Rechnung + Rapport als echte Anhänge, kein Microsoft-Login nötig), danach «Auftrag abschliessen» (Status → abgeschlossen) mit kurzer Übersicht.

✉️ Anrede «Sie» oder «Du»: In Schritt 3 schaltet ein Häkchen Per Du auf die Du-Fassung der Vorlage um. Beide Fassungen (Betreff + Text) pflegst du unter ⚙️ → E-Mail-Vorlage; ein leerer Du-Betreff nimmt den Sie-Betreff. War der Text schon von Hand angepasst, fragt die App vor dem Überschreiben nach.
Automatische Felder in der E-Mail-Vorlage:
{Kunde} — Kunde aus dem Auftrag, sonst Name des Anfragers
{Auftragstitel} — Bezeichnung aus Schritt 1, sonst der Auftragsname
{Objektadresse} — Objektadresse des Auftrags
{ProjektNr} — Projektnummer aus Schritt 1
{Rechnungsbetrag} — Betrag netto CHF aus Schritt 3, sonst aus dem Entwurf

🧮 Nachkalkulation: Nach dem Abschluss erscheint sie automatisch; ändern lässt sie sich jederzeit über den 🧮-Knopf in Schritt 3, in der Auftragsübersicht und im Bearbeiten-Formular. Bei einem bereits abgeschlossenen Auftrag fragt die App zuerst nach.

Verrechnungssätze & Jahreswechsel: Für eine Rechnung gelten immer die Sätze des Jahres, in dem du die Rechnung erstellst (nicht des Leistungsdatums), und die ganze Rechnung nutzt ein einziges Ansatzjahr — es wird nicht nach Datum aufgeteilt. Läuft ein Auftrag über den Jahreswechsel (z.B. Arbeit im Dez + Jan), rechne ihn am besten noch vor Jahresende ab. Die Sätze pflegst du unter ⚙️ → Verrechnungssätze pro Budgetjahr; die E-Mail-Vorlage unter ⚙️ → E-Mail-Vorlage.

Zeigt auf einen Blick, welche laufenden Aufträge der Monteur noch nicht geöffnet hat — gruppiert in 🔴 Ungelesen (oben, das am längsten Wartende zuerst), ✅ Gelesen (mit Datum, zuletzt Gelesenes oben) und ⚪ Kein Gelesen-Status für Aufträge von vor der Einführung des Feldes. Filterbar nach Monteur und durchsuchbar. Enthalten sind «Ausführung», «Weiterer Arbeitsgang» und «Ersatzteile bestellt» — also das, was der Monteur gerade in seiner App sieht; «In Abrechnung» ist für ihn erledigt und bleibt aussen vor. Antippen öffnet den Auftrag.

Der Tag in Spalten, eine je Monteur, mit den Aufträgen als Blöcke von der Terminzeit über die Zeitschätzung. Die Farbe gehört dem Monteur — zugewiesen unter ⚙️ Einstellungen → Monteure, und dieselbe Farbe trägt sein Termin in Outlook. Ohne Zuweisung vergibt die App eine aus der Reihe. Ein roter Rahmen heisst Notfall, ein gestrichelter Abschluss heisst: keine Zeitschätzung erfasst, das Ende ist geraten. Abgeschlossenes steht blass da. Aufträge ohne Uhrzeit — auch die aus der Zeit vor dem Uhrzeit-Feld, die auf 04:00 stehen — kommen in die Leiste «Ohne Uhrzeit» über dem Raster, statt eine Zeit vorzutäuschen. Terminiertes ohne Zuteilung landet in der Spalte «Ohne Monteur»; genau dafür ist sie da. Ein Klick öffnet den Auftrag.
Lange Aufträge stehen an mehreren Tagen. Gearbeitet wird von 07:00 bis 17:00, die Mittagspause 12:00–13:00 zählt nicht als Arbeitszeit, und was übrig bleibt, steht am nächsten Arbeitstag — Samstag und Sonntag werden übersprungen. Aus 16 Stunden ab Montag 13:00 werden also Mo 13:00–17:00, Di 07:00–12:00 und 13:00–17:00, Mi 07:00–10:00; die Blöcke tragen dann «Tag 2/3». Kurze Einsätze unter zwei Stunden und Termine ausserhalb der Arbeitszeit bleiben ein Block — ein Termin um halb zwölf mit einer Stunde ist ein Termin und kein Arbeitstag. Der erste Block beginnt immer genau zur abgemachten Zeit, auch am Samstag; erst die Fortsetzung folgt dem Arbeitstag.
Weinrote Blöcke «blockiert» kommen aus dem privaten Outlook-Kalender des Monteurs — Arzt, Schulung, Elternabend. Gelesen wird nur Beginn, Ende und «beschäftigt/abwesend», kein Betreff: man sieht, dass jemand belegt ist, nicht warum. Absenzen aus TroxFlow (Ferien, Militär, krank) stehen mit ihrem Typ da. Gestrichelt heisst «mit Vorbehalt» oder ganztägig auf «Frei». Antippen tut nichts — geändert wird in Outlook, der Hub spiegelt alle 15 Minuten. Voraussetzung ist das Postfach des Monteurs unter Einstellungen → Monteure, dieselbe wie für die Kapazität.
Standardmässig ausgeblendet: Unter ⚙️ Einstellungen → Monteure lässt sich je Person ankreuzen, dass sie in Kalender und Kapazität nicht von selbst angewählt ist (die Projektleiter, der Temporäre). Sie bleiben im Roster und lassen sich jederzeit über die Chips bzw. Häkchen einblenden — beim nächsten Öffnen der App sind sie wieder aus.
🖥 Wandmodus ist die Ansicht für den Bildschirm im Büro: ohne Kopfzeile und Tab-Leiste, grössere Schrift, der ganze Tag ohne Scrollen. Er zeigt immer heute (auch wenn vorher geblättert wurde), lädt alle fünf Minuten nach, springt um Mitternacht auf den neuen Tag und hält den Bildschirm wach. Beenden mit dem Knopf oder Esc.
📤 Outlook-Abgleich: Dieselben Aufträge stehen als Kalender «Servicekalender» im Postfach info@ — ein eigener Kalender neben dem Standardkalender, jeder Monteur mit seiner Outlook-Kategorie und damit seiner Farbe. Nachgeführt wird er vom Server im Takt weniger Minuten; der Knopf ist für die Fälle, in denen es jetzt stimmen muss. Die Richtung ist ClickUp → Outlook: ein Termin, den jemand direkt in Outlook verschiebt, steht beim nächsten Abgleich wieder dort, wo der Auftrag ihn haben will — Termin und Zuteilung gehören in den Auftrag. Von Hand in den Kalender geschriebene Termine bleiben unangetastet. Klemmt es, sagt 🔌 Outlook-Zugang prüfen im Klartext, woran.

Zuoberst die Auftragsart: Service · Projekt · Garantie · Wartung · Alles. Sie steht beim Öffnen immer auf Service — nur so bleiben die Service-Zahlen über die Jahre vergleichbar; die anderen Arten laufen zwar über diese App, gehören aber nicht zum Service. Aufträge ohne erfasste Art zählen als Service (Bestand aus der Zeit vor diesem Feld); wie viele das sind, steht in der Fusszeile. Ausnahme Stunden: die Zeiteinträge kommen gesammelt vom Team und lassen sich nicht nach Auftragsart trennen — die Kachel «Stunden» und «Erfasste Stunden pro Monteur» zeigen darum immer alle Arten und sagen das auch. Darunter der Zeitregler: Woche · Monat · Jahr · Alles, mit ‹ › zum Blättern in vergangene Perioden. Beim Wechsel der Auftragsart bleibt der Zeitraum stehen, damit sich die Perioden vergleichen lassen. Alle Blöcke darunter rechnen über den gewählten Zeitraum — neue und abgeschlossene Aufträge, Durchlaufzeiten, Stunden, Umsatz und die Nachkalkulation. Zwei Kacheln sind bewusst ein Stichtag statt einer Periode und tragen den Vermerk «Stand heute»: offene Aufträge pro Monteur und pro Status — eine offene Position hat kein Datum, an dem sie in eine vergangene Woche fiele.
Umsatz stammt aus dem Feld «Rechnungsbetr. netto CHF» — beim Ertrag pro Stunde zählen nur Aufträge, bei denen dieser Betrag erfasst ist; deren Stunden werden dafür vollständig gezählt, auch die ausserhalb der Periode (ein Auftrag läuft womöglich über Monate).
🧮 Nachkalkulation im Zeitraum: Oben Umsatz − effektive Kosten = Ergebnis. Darunter unter «Einzelbetrachtungen» die Fahrten und das Material — das sind Ausschnitte derselben Rechnung und ergeben zusammen nicht das Ergebnis. Aufträge ohne Distanz (Objektadresse ohne Koordinaten oder Werkstatt-Adresse nicht gesetzt) bleiben im Fahrten-Vergleich aussen vor und werden gezählt — sonst stünde bei ihnen CHF 0 Fahrtkosten gegen die volle Pauschale und die Bilanz sähe zu gut aus. Die Pauschale heisst hier «Werkzeug-/Fahrzeugpauschale», weil der Verrechnungssatz Werkzeug und Fahrzeug abdeckt; der Fahrten-Vergleich fällt darum tendenziell zu günstig aus.
Wem eine Stunde gehört: Beide Apps buchen die Zeit über den gemeinsamen Server-Zugang, nicht über das ClickUp-Konto des Monteurs — ClickUp würde deshalb alles auf ein einziges Konto schreiben. Massgebend ist darum die Notiz «Arbeitszeit …», die beim Buchen mitgeschrieben wird; sie bestimmt den Namen in der Statistik und den Verrechnungssatz in der Rechnung. Nur Einträge ohne diese Notiz (direkt in ClickUp erfasst) laufen weiterhin über das ClickUp-Konto.

Verrechnungssätze (Stundenansätze + Pauschalen, pro Geschäftsjahr, gespeichert in der ClickUp-Liste «Verrechnungssätze»); Monteur-Namen mit Anzeigenamen und Zuordnung des geltenden Stundenansatzes je Monteur; sichtbare Gewerke im Formular; PIN ändern.

Die App merkt sich Aufträge, Kunden und Kontakte lokal. Ohne Netz siehst du den letzten Stand («⚠ Offline») — auch Logo/Schrift werden fürs Offline-Startbild zwischengespeichert. ↻ oben erzwingt eine volle Aktualisierung.

Fragen/Fehler an Andi.